Gestión y control de gastos de viaje y desplazamientos de empresa

Los viajes de negocio volvieron con fuerza, y con ellos un viejo conocido del departamento financiero: la gestión de los gastos de viaje. Reservas, taxis, dietas, kilometraje, hoteles… cada desplazamiento genera tickets, justificantes y reembolsos que alguien tiene que revisar, aprobar y contabilizar.

Hecho a mano, es un sumidero de tiempo y dinero. Un estudio de la Global Business Travel Association (GBTA) calculó que las empresas pierden de media unos 458.000 euros, y 3.000 horas al año solo en corregir errores de informes de gastos.

La buena noticia es que se puede ordenar. En este artículo verás cómo gestionar y controlar los gastos de viaje, desde la política de gastos hasta la digitalización y el papel de la movilidad corporativa.

Qué son los gastos de viaje (y por qué se descontrolan)

Los gastos de viaje son todos los costes en los que incurre un empleado cuando se desplaza por motivos de trabajo. Los más habituales son:

• Transporte: avión, tren, taxi o VTC, y alquiler de vehículo.

• Kilometraje, combustible, peajes y estacionamiento cuando se usa el vehículo propio.

• Alojamiento.

• Dietas y comidas durante el viaje.

• Gastos de representación con clientes o proveedores.

El problema no suele ser el gasto en sí, sino cómo se gestiona. Cuando el proceso depende de tickets en papel, hojas de cálculo y reembolsos posteriores, se descontrola.

De hecho, según un estudio de Payhawk y la Asociación Ibérica de Viajes de Negocio (IBTA), el 66% de las empresas españolas todavía deja que el empleado adelante el dinero del viaje y se lo reembolse después, y el 41% de los empleados aún no cuenta con una aplicación para gestionar sus gastos. Así, finanzas no sabe cuánto ha costado un viaje hasta que termina.

El coste oculto de una mala gestión

Gestionar los gastos a mano sale caro, aunque no se vea en una sola factura. Completar un informe de gastos lleva de media unos 20 minutos, y cerca del 19% contienen errores que obligan a rehacerlos, según datos recopilados por la GBTA y por plataformas del sector. Cada corrección suma tiempo y dinero, y el proceso manual abre la puerta a duplicidades, recibos perdidos y hasta fraude.

A esto se añade la falta de visibilidad: sin datos en tiempo real, el equipo financiero actúa de forma reactiva, sin margen para corregir desvíos antes de que ocurran. Ordenar este proceso es, por tanto, una de las formas más directas de reducir costes operativos sin tocar la actividad del negocio.

La política de gastos de viaje: la base de todo

Antes que cualquier herramienta, hace falta una política de gastos de viaje clara. Es el documento que marca las reglas del juego y evita la mayoría de los conflictos. Una buena política define:

• Qué gastos son reembolsables y cuáles no.

• Los límites por categoría: transporte, alojamiento y comidas.

• Los justificantes obligatorios y cómo presentarlos.

• Los plazos para presentar los gastos y para reembolsarlos.

• Los métodos de pago aceptados.

• El circuito de aprobación.

Tan importante como tenerla es comunicarla. Cuando todo el mundo sabe qué está permitido y cómo presentar la información, el proceso fluye, se reduce el margen de error y se evitan discusiones incómodas a la hora del reembolso.

Cómo contabilizar dietas y gastos de viaje

Una vez incurridos, los gastos hay que contabilizarlos bien, tanto para cumplir con la normativa como para mantener la coherencia financiera. A grandes rasgos, el proceso pasa por cuatro pasos:

1. Recopilar y conservar todos los justificantes y facturas, ya que la administración tributaria puede requerirlos en una auditoría.

2. Clasificar cada gasto, distinguiendo lo reembolsable de lo que no lo es.

3. Aplicar los límites de la normativa. En España, por ejemplo, las dietas y ciertos gastos de desplazamiento tienen importes máximos exentos de tributación, y se registran en cuentas concretas del Plan General de Contabilidad, como la 629 de “otros servicios”.

4. Registrar los datos en el sistema contable, vinculando cada gasto a su cuenta para garantizar la trazabilidad.

Una advertencia: los límites exentos y su tratamiento fiscal varían según el país y cambian con el tiempo. Este artículo es informativo y no sustituye el criterio de un asesor, así que conviene revisar la normativa local antes de definir el proceso.

Digitaliza y centraliza: del papel al control en tiempo real

La mayor palanca de mejora es dejar atrás el papel. Las plataformas de gestión de gastos permiten fotografiar el recibo y digitalizarlo al instante con tecnología OCR, que extrae los datos automáticamente; usar tarjetas corporativas para que el empleado no adelante dinero; automatizar la aprobación; integrar todo con el ERP, y recuperar el IVA de forma más sencilla. El resultado es un control en tiempo real, en lugar de una reconstrucción a posteriori.

El impacto es medible: automatizar el proceso puede reducir los tiempos de tramitación en torno a un 67% y bajar la tasa de errores, según datos del sector. No es casualidad que el mercado de software de gestión de gastos siga creciendo año tras año. En el fondo, gestionar gastos de viaje es un caso más de automatización de procesos administrativos: menos tareas manuales, menos errores y más tiempo para lo que aporta valor.

La movilidad: elimina la nota de gastos del transporte

Dentro de los gastos de viaje, el transporte terrestre es uno de los que más fricción genera: taxis pagados a mano, recibos que se pierden y notas de gastos que llegan tarde. Es justo la parte que la movilidad corporativa puede resolver de raíz.

Con una solución de movilidad para empresas como Cabify, los desplazamientos se centralizan: el empleado pide el viaje y la empresa recibe una factura única, con control del gasto en tiempo real por empleado, equipo o centro de coste, y con cada trayecto documentado.

Desaparece la nota de gastos del transporte y, con ella, buena parte del trabajo manual y de los errores. Ordena una de las categorías más recurrentes, y encaja dentro de una estrategia de movilidad corporativa y, si se desea, de un plan de movilidad empresarial más amplio. Puedes ver cómo funciona en las soluciones de movilidad para empresas de Cabify.

Por dónde empezar

Para poner orden en los gastos de viaje sin necesidad de grandes proyectos:

1. Escribe y comunica una política de gastos clara.

2. Digitaliza la captura de tickets y elimina el papel.

3. Centraliza el transporte para quitarte las notas de gastos de esa categoría.

4. Usa tarjetas corporativas para que nadie tenga que adelantar dinero.

5. Revisa los datos con regularidad para detectar desvíos y renegociar con proveedores.

Toma el control definitivo de los gastos de viaje

Los gastos de viaje seguirán existiendo mientras haya negocios que atender fuera de la oficina. Pero procesar cada nota de gastos a mano no tiene por qué seguir siendo un dolor de cabeza: la diferencia entre el descontrol y la eficiencia está en el método, combinando una política clara, procesos digitales y la centralización del transporte.

Empezar por ahí libera tiempo del equipo financiero, reduce errores y da algo que toda dirección agradece: visibilidad real sobre cuánto se gasta y en qué.

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