Qué debe tener un TDR en tu licitación para contratar movilidad corporativa

En una licitación de movilidad corporativa, el documento clave es el TDR (Términos de Referencia).

El TDR define cómo debe funcionar el servicio que el proveedor va a ofrecer: qué objetivos debe cumplir, qué estándares de seguridad debe tener y qué nivel de control tendrá la empresa sobre los viajes.

En otras palabras, no es un documento para “comprar taxis”, sino una herramienta para asegurar que la movilidad de tu equipo funcione de forma segura, eficiente y trazable.

Guía paso a paso para elaborar un TDR de movilidad corporativa

Si tu empresa está licitando un proveedor de movilidad corporativa, el TDR debería servir como una guía clara para definir cómo debe funcionar el servicio y cómo evaluar a los proveedores.

A continuación encontrarás los pasos clave para estructurarlo correctamente.

1. Empieza por lo más importante: ¿qué objetivo quieres resolver?

Antes de pedir tarifas, define qué problema quieres resolver con la movilidad corporativa.

Algunos de los objetivos más comunes son:

• Eficiencia: reducir tiempo perdido coordinando viajes
• Seguridad del pasajero: filtros de conductores, protocolos, seguros
• Control y trazabilidad: aprobaciones, centros de costo, datos en tiempo real
• Soporte 24/7: turnos, operaciones críticas o emergencias
• Cobertura: Lima, provincias o zonas complejas

Definir estos objetivos desde el inicio evita terminar con un TDR genérico, donde todos los proveedores parecen ofrecer lo mismo.

2. Reduce fricción operativa: ¿cómo se solicitan los viajes?

Uno de los puntos más subestimados en movilidad corporativa es el tiempo humano que consume coordinar cada traslado.

Un ejemplo simple:

Opción A: solicitar por app

• 30 segundos: digitar dirección
• 30 segundos: asignación
• 5 minutos: llegada del vehículo

Tiempo de foco del colaborador: ~30 segundos

Opción B: coordinación manual

• 2 minutos: redactar correo
• 1 minuto: seguimiento
• 30 minutos antes: coordinar ubicación por WhatsApp

Tiempo de foco del colaborador: ~33 minutos

La segunda opción puede consumir más de 60 veces el tiempo humano para resolver el mismo traslado.

Si el objetivo del TDR es eficiencia, es clave priorizar soluciones tecnológicas que reduzcan la fricción operativa.

3. Define los tipos de servicio que necesita tu empresa

El TDR también debe especificar qué tipos de servicio deberá cubrir el proveedor.

Los más comunes en movilidad corporativa son:

• Punto a punto: el servicio estándar
• Traslados al aeropuerto: normalmente con suplemento
• Servicio por horas: útil para agendas con múltiples paradas
  Servicios especiales: vehículos VIP, camionetas o transporte para grupos

Definir claramente este “menú de servicios” permite que las propuestas de los proveedores sean comparables entre sí.

4. Define el modelo tarifario adecuado

Algunas licitaciones siguen solicitando tarifas fijas por cuadrantes, pero este modelo suele generar distorsiones de precio.

Hoy, el modelo más extendido es:

Tarifa basada en kilómetro recorrido + tiempo de viaje

Este esquema refleja mejor las condiciones reales del trayecto y suele ser más justo tanto para la empresa como para los conductores.

5. Establece estándares claros de seguridad

Cuando se habla de seguridad en un TDR, es importante definir requisitos verificables, no sólo principios generales.

5.1 Conductores: filtros y revalidación

Un proveedor sólido debería contar con:

• filtros de antecedentes
• validación de documentación
• revalidaciones periódicas de conductores

Un control realizado hace años no garantiza la seguridad actual.

5.2 Conducta y capacitación

Cada vez más empresas exigen que el proveedor:

• capacite a conductores en servicio y trato al pasajero
• incluya formación en prevención de acoso
• cuente con sistemas para detectar y bloquear conductas no tolerables

Esto ayuda a garantizar estándares claros de seguridad y comportamiento durante el servicio.

5.3 Vehículos: antigüedad y estado real

Un criterio habitual en movilidad corporativa es exigir:

• vehículos de hasta cinco años de antigüedad

Sin embargo, también es importante considerar el estado real del vehículo, no solo el año de fabricación.

6. Define protocolos claros de gestión de incidentes

El TDR debería exigir que el proveedor cuente con:

• protocolos de actuación ante incidentes y accidentes
• tiempos de respuesta definidos
• canales de reporte
• responsables de escalamiento

Esto permite gestionar cualquier incidente de forma rápida y trazable, reduciendo la fricción operativa, evitando interrupciones en la operación y facilitando la continuidad del servicio.

7. Exige seguros y coberturas adecuadas

En Perú, una buena práctica es exigir al menos:

• SOAT vigente
• pólizas complementarias de accidentes personales para ocupantes
• seguro de responsabilidad civil frente a terceros

El TDR debería especificar tipo de póliza, cobertura y suma asegurada, junto con evidencia documental.

8. Asegura acceso a tecnología y datos

La movilidad corporativa moderna requiere visibilidad en tiempo real sobre la operación.

Por ello, cada vez más empresas incluyen en el TDR requisitos como:

• plataforma con monitoreo de viajes
• dashboards operativos
• históricos de uso por área o centro de costo
• exportables para auditoría o finanzas

El modelo de reportes manuales enviados por correo está quedando atrás.

9. Asegura acceso a tecnología y datos

La movilidad corporativa moderna requiere visibilidad en tiempo real sobre la operación.

Por ello, cada vez más empresas incluyen en el TDR requisitos como:

• plataforma con monitoreo de viajes
• dashboards operativos
• históricos de uso por área o centro de costo
• exportables para auditoría o finanzas

El modelo de reportes manuales enviados por correo está quedando atrás.

10. Cierra bien los aspectos comerciales y contractuales

Aunque suele parecer la parte más administrativa, es donde surgen muchas fricciones.

El TDR debería dejar claros aspectos como:

• proceso de órdenes de compra
• frecuencia de facturación
• plazos de pago
• estructura tarifaria comparable entre proveedores
• vigencia del contrato y condiciones de salida

En Perú también es recomendable revisar el tratamiento tributario del servicio con el área fiscal de la empresa.

11. Incluye requisitos de compliance

Hoy en día es habitual que las empresas soliciten:

• políticas anticorrupción
• declaración de conflicto de interés
• homologación documental del proveedor

Incluir estos requisitos desde el inicio ayuda a evitar retrasos durante la contratación.

12. Considera un piloto antes de la implementación

Cuando la movilidad es parte crítica de la operación, una buena práctica es incluir un periodo piloto antes del despliegue completo.

Un piloto de al menos un mes permite validar:

• el servicio en operación real
• la plataforma tecnológica
• los reportes y dashboards
• la gestión de incidentes

Esto reduce el riesgo de firmar un contrato basado únicamente en propuestas comerciales.

Un buen TDR simplifica la licitación

Cuando el TDR está bien planteado, la licitación deja de ser solo un proceso de comparación de precios y se convierte en una forma de definir cómo debe funcionar realmente la movilidad de tu empresa.

Si tu organización está evaluando proveedores de movilidad corporativa, contar con un socio que pueda cumplir estos estándares desde el inicio es clave para que el servicio funcione sin fricciones.

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