El menú ideal para tu evento ‘low-cost’
Conocer tu público, definir un ‘timeline’, repartir responsabilidades… Las cosas más esenciales para que un evento funcione.
Lo primero es sacar la libreta y marcarse una lista. Puede ser agobiante, porque tienes cien mil. Pero para eso estamos nosotros y te hemos destilado lo que piensan múltiples empresas y organizadores de eventos para llegar al meollo de la cuestión. La lista. Lo que se repite siempre. Te los presentamos. Son, exactamente, siete mandamientos.
- ¿Qué buscas y para quién? Los objetivos de tu evento y cuál es tu público.
- El briefing. Planifica y comunica esos objetivos.
- Presupuesto. Cuánto va a costar como máximo. Como línea roja.
- Responsabilidades. Quién va a hacer qué, cómo y cuándo.
- Comunicación ANTES. Busca influencers, asistentes y temas de conversación que difunda tu mensaje.
- Comunicación DURANTE. Emisión obligatoria online y manteniendo esos canales que abriste en el punto 5.
- Comunicación DESPUÉS.
Ese es el recetario. Pero hace falta algo más de detalle, ¿verdad?
Desde la empresa del sector turismo mexicana, Alamo & TRade Mx Services, ayudan a despejar las dudas sobre el punto tres, el más crítico de tu evento low-cost, así: “Considerando el transporte empresarial, necesitas saber cuál es tu presupuesto para determinar qué tipo de evento puedes producir. Debes saber desde el principio cuánto puedes gastar y luego considerar que entre imprevistos, es probable que uses al menos un 10% más”, explica esta compañía.
¿Y qué hacer cuando ese 10% de más es casi un 10% de nada? Pues seguir consejos como los que da la compañía singapurense Gevme, que organiza eventos para marcas como IBM, Kellogs o Danone. La mayoría, de sentido común. Por ejemplo, que las relaciones que tengas con tus proveedores no sean flor de un día: “Estira tus dólares. Siendo siempre honesto y abierto sobre tu presupuesto, puedes negociar con tus proveedores y explorar ideas de extender tu colaboración con ellos más allá de un solo evento. Y debes conocer los precios de mercado para el servicio que solicitas. No insultes ofreciendo un precio mucho más bajo, porque eso no ayuda a nadie”, explican desde Gevme. Y viceversa, porque si desconoces el precio de mercado, también podrías aceptar un precio injustamente caro sin saberlo.
Gastar menos no significa gastar peor. De hecho, significa que uno tiene que ser más creativo con su gasto. Eran Ben-Shushan, cofundador de Bizzabo, una empresa líder en el diseño de sistemas operativos para gestionar eventos en vivo, recordaba en Forbes lo poco que debe subestimarse la creatividad. De hecho, Sushan recomienda, explícitamente, basarse en lo aprendido en los tiempos de pandemia para explotar mucho mejor lo creativo: “Los eventos en vivo han vuelto con fuerza, pero los expertos en marketing deben equilibrar coste con impacto. Durante 2020, dichos expertos maximizaron una panoplia de habilidades en plena evolución sobre cómo gestionar los eventos virtuales. Lleva esas nuevas a lo que te atrajo de la mercadotecnia en un comienzo: agilidad, velocidad, creatividad y pasión por buscar conexiones”, apostillaba Sushan.
Pero incluso para moverse por los eventos virtuales, hay que saber en qué marcos de presupuesto se mueve el mercado. Por ejemplo, si uno quiere averiguar cuánto puede costar una campaña SEO. Bluecel, una de las empresas líderes en marketing y eventos de Latinoamérica, con sedes en Bogotá, Ciudad de México y Madrid, da un buen termómetro de cuán bajo puede costar una campaña de SEO para una pequeña empresa. Tanto como 500 euros. Una diferencia astronómica de entre los 5.000 y 10.000 que costará contratar a una gran agencia.
Sin embargo también es posible promocionar tu evento a coste cero, aprovechando las ofertas gratuitas que ofrecen apps de trackeo de influencia. Por ejemplo, Brand 24, en su versión gratuita, permite trackear múltiples palabras clave que creamos que pueden estar relacionadas con nuestro evento. Lo que nos devuelve es un listado de los posts más vistos en las principales redes sociales y de quiénes han sido los influencers más seguidos, clave tanto para detectar a posibles altavoces o hashtags a los que subirse a la ola, como incluso invitados o ponentes que atraigan al público objetivo. Recuerden, punto número uno del recetario.
¿Y quiénes son los mejores aliados a los 5, 6 y 7? ¿Los pregoneros que logran que la gente se entere de que existe un evento (y lo comparta) con mucha antelación? Pues la conclusión, para las múltiples compañías que se han enfrentado a este problema, es obvia: los asistentes. Avivar su implicación en el evento, al que van a apoyar con su visita y en el caso de los ponentes hasta con su imagen y contenido, es absolutamente clave. Hay empresas que incluso proponen, si ese ambiente es el propicio (por ejemplo, el que se genera en un núcleo tecnológico de startups) que se puede ahorrar el presupuesto en catering y en transporte. Un evento informal, con la gente adecuada abanderándolo, lo hace apetecible aunque no haya canapés tras el encuentro. O, incluso, aunque anime a traerse los canapés de casa. Existen guías de estilo para cómo redactar esta sugerencia.
Queda pues solo hablar del transporte. Cómo llegan tus invitados a tu evento. Desde Cabify, hay muchas opciones para gestionarlo. Por ejemplo, contratar un servicio de códigos de descuento que se distribuyen entre los participantes y que, además, puedes personalizar con el nombre de tu evento; pagas solo por los que se usen. O contratando una flota de vehículos para transportar a los invitados, sabiendo que puedes llevar hasta 8 por vehículo. O reservando un conductor por hasta cuatro horas para cubrir todas las necesidades de movilidad en tu evento. Y si lo realizas en Madrid, puedes contratar el servicio Cabify Eco de vehículos electrificados, para que tu evento solo deje huella en la memoria de los asistentes, y no en las emisiones de carbono que dañen el medioambiente.
Con este menú, ya no tienes excusas para no montar ese evento que sueñas. Sea cual sea el presupuesto que te puedas permitir.