¿Cómo llevar una gestión de facturas eficiente?
La gestión de facturas de una empresa es un proceso complejo, pero a la vez esencial para mantener el control del negocio. Podemos decir que este paso es el pilar fundamental de la contabilidad de una organización, de la cual depende la supervivencia o no de esta. Hoy día, la facturación ha cobrado una dimensión diferente a través de la automatización con tecnologías como los ERP o los CMS.
No hay duda de que la automatización de la gestión de las facturas ofrece múltiples ventajas, entre ellas las de ganar tiempo, y ya sabemos que el tiempo es oro. Ahora bien, ¿cuáles son los pasos para conseguir que sea eficiente y que no se nos escape nada?
Paso a paso para conseguir una buena gestión de facturas
El Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI) de España arrojó datos que confirmaban que, en 2021, más de un 52 % de las empresas empleaban algún tipo de sistema automatizado para la gestión de facturas. En América Latina los datos que lanza la International Data Corporation (IDC) son muy similares, afirmando que un 50 % de las empresas latinas se han lanzado a la automatización para la gestión de facturas. ¿Cómo puede tu empresa conseguir este tipo de gestión tan eficaz?
La numeración y una misma metodología son claves
Para el sector tributario de cualquier país, ya sea en España o en Latino América, la numeración en orden de las facturas es fundamental. Se necesita seguir un orden cronológico y evitar que se pierdan entre la multitud de papeles que cada día aparecen en una empresa.
Cada una de ellas debe ser única en su año fiscal, coherente con la fecha y con el número emitido.
Y es que la organización es fundamental para la gestión de facturas, pues mantener una rutina y seguir una metodología evita que haya facturas que se dejen sin emitir o registrar, lo cual podría ocasionar grandes problemas a corto plazo.
Apuesta por la tecnología
Como habíamos mencionado, la tecnología puede convertirse en un recurso muy útil para una gestión de facturas eficiente al permitirnos ahorrar tiempo y evitar errores humanos. Cuando contamos con una plataforma, ERP o cualquier otra automatización que nos permite llevar un control de la numeración, un almacenamiento en la nube seguro y que incluso haga un envío automático tras el fin de cada periodo fiscal, no tendremos que volver a temer la pérdida de facturas o su mal desarrollo.
Cómo realizar una gestión de facturas efectiva de tus viajes corporativos
Uno de los mayores gastos de muchas empresas en el mundo está relacionado con los viajes corporativos de jefes y empleados, un gasto que hay que justificar y declarar ante el fisco.
Antiguamente, solo había una forma de controlar esta salida de dinero: guardar cada una de las facturas a mano, recopilarlas rezando que no se hubiera perdido ninguna y comenzar a introducir todos los datos manualmente.
Sincroniza tus sistemas para una gestión eficiente de las facturas
Si ya dispones de un ERP que te ayude con la facturación de tu empresa, en Cabify contamos con una API a la que tendrás acceso sin coste extra para sincronizar tus sistemas, tu ERPs y tus aplicaciones y tener así automatizados todos tus procesos.
Por supuesto, esta API te brinda muchas ventajas que van más allá de la gestión de facturas, pero en lo que se refiere a este campo en particular, podrás:
- Tener un control absoluto de los recibos de cada empleado, incluyendo ojear todos los que se encuentren entre dos fechas, de uno, varios o todos los trabajadores. Y todo ello en tiempo real.
- Conecta con los principales ERPs como Holded, SAP, Oracle o SAGE, entre otros.
- Ahorra tiempo y evita los errores humanos en la contabilidad.
- Olvídate de subir datos a mano.
- Mantén todo actualizado siempre.
¿Y cómo conectar con la API Cabify? Es tan sencillo como hablar con tu account manager para que te dé acceso. En una semana, aproximadamente, tendrás lista la integración de tus sistemas.
En Cabify te damos la posibilidad de tener una factura individual por cada viaje para ocasiones puntuales, o si lo prefieres, una mensual que abarque a todos los socios y empleados de la empresa. Cada factura irá detallada con cada uno de los cargos e impuestos, dependiendo del país en el que se hayan realizado los viajes. Elige la opción que prefieras, la cual se integrará directamente en tu ERP sin errores y sin que tú tengas que hacer nada más.
Olvida los informes manuales y apuesta por la tecnología gracias a la opción de gestión de facturas que te ofrece Cabify, con la que podrás ahorrar tiempo y dinero. Empieza ya a digitalizar tus facturas.
