Consejos para optimizar la gestión de viajes corporativos en tu empresa
La gestión de viajes corporativos es una parte fundamental para muchas empresas. Sobre todo para mantenerse en contacto con clientes, visitar fábricas, puntos de venta… Que se encuentran en otras ciudades o países.
Aunque la crisis sanitaria provocada por el coronavirus disminuyó (de forma drástica) los viajes de negocios, una encuesta realizada por la Global Business Travel Association (asociación profesional especializada en viajes de negocios a nivel mundial) estima que los viajes corporativos aumentarán en el año 2023.
Organizar viajes de trabajo requiere mucho tiempo y planificación, así como cumplir con las políticas de viajes corporativos de la empresa. Además, con tantas rutas, tarifas y posibilidades de transporte, reservar y coordinar los itinerarios de viaje de tus empleados puede ser muy complicado.
Por eso, a continuación te contamos cómo optimizar la gestión de tus viajes corporativos.
¿Qué es la gestión de viajes corporativos?
La gestión de viajes corporativos tiene el objetivo de cubrir todas las necesidades del viaje (reserva de los viajes, control de costes y trayectos, itinerarios, etc.) para no afectar a la productividad de la empresa ni del empleado.
Por eso, los viajes corporativos suponen un gasto importante para la empresa. Por lo que hay que optimizar la planificación y asegurar que todas las necesidades de tu empleado se cubren durante el viaje.
Y para ello, es necesario usar medios de transporte eficientes que ahorren tiempo y minimicen los gastos. Pero, ¿cómo lo puedes hacer?
Viajes corporativos: ¿gestión interna o externa?
A la hora de gestionar un viaje corporativo existen 2 opciones:
Gestión interna de viajes corporativos
La propia empresa se encarga de reservar los viajes, planificar el itinerario de viaje y trata de conseguir el máximo ahorro mientras busca las mejores ofertas. Y también es el responsable de asegurar el cumplimiento de las políticas de viaje de la empresa, controlar los recibos de gastos y garantizar que el viaje es rentable y seguro.
Gestión externa de viajes corporativos
En este caso, es una empresa especializada en viajes de negocios la que se encarga de la planificación del viaje. De esta manera, el empleado solo tiene que centrarse en su trabajo y el objetivo de su viaje. Además, la agencia de viajes de negocios suelen maximizar el ahorro.
Por lo tanto, en función de tu empresa, el viaje y tus necesidades, puedes utilizar la opción más adecuada. En cualquier caso, lo más importante es optimizar la gestión del viaje.
Optimiza tus viajes corporativos
Entonces, ¿cómo puedes optimizar los viajes corporativos de tu empresa?
1. Controla los gastos
Revisa las facturas de tus empleados durante los viajes corporativos que realizan. Por ejemplo, Expensify es una app que permite a tu empleado escanear recibos para que puedas controlarlos. Así, puedes analizar los gastos y saber la rentabilidad del viaje.
2. Maximiza el ahorro
Intenta que las reservas de hotel y transporte se hagan con la máxima antelación posible. Además, si calculas el precio aproximado de distintas opciones para el viaje, puedes elegir el desplazamiento más rentable.
3. Cuenta con una buena política de viajes
Asegúrate de que tus empleados conocen la política de viajes de la empresa, ya que deben cumplirla y seguir las normas establecidas para no exceder el presupuesto del viaje.
4. Empodera a tus empleados
Ofrece a tus empleados más autonomía para reservar y organizar sus propios viajes, como escoger la opción para dormir (Airbnb, hotel, etc.), comer (comida rápida, vegana, etc.) o desplazarse (avión, tren, coche, etc.) que más encaje con sus necesidades.
5. Haz el seguimiento del viaje
Acompaña durante todo el trayecto a tus empleados y monitorea la ruta para conseguir solucionar de forma rápida cualquier imprevisto. Por ello, es importante contar con un software de gestión que te permita geolocalizar los viajes. Como por ejemplo TravelPerk o Cabify.
6. Elige una buena ubicación
Trata de escoger una ubicación que disminuya al máximo el número de desplazamientos que tienen que realizar tus empleados, bien para el alojamiento, las reuniones, el aeropuerto, la estación, etc.
7. Planifica el itinerario
Desde la app de Cabify puedes reservar y organizar cada trayecto de manera que tus empleados lleguen siempre puntuales a su destino. Así, no malgastan tiempo ni disminuyen su productividad.
8. Automatiza las gestiones
Automatizar los procesos de gestión de reservas, políticas de compras, control de gastos y seguimiento te permite ahorrar tiempo y costes administrativos.
9. Apuesta por transportes más sostenibles
Antes de empezar el viaje, opta por los medios de transporte con menos huella de carbono. Y por empresas que trabajan de forma activa por reducir las emisiones de CO₂ generadas durante los trayectos. Como hace Cabify, que compensa todas las emisiones producidas y es neutro en carbono.
Por lo tanto, si tienes en cuenta estos 9 consejos puedes optimizar la gestión y lograr que tus próximos viajes corporativos sean más sostenibles.
