Soluciones de procurement management para una gestión eficiente de proveedores
"Procurement Management", en español “gestión de compras o adquisiciones", es una disciplina compleja que abarca la evaluación, selección y creación de acuerdos contractuales formales. Así como la gestión de las relaciones continuas con los proveedores de una empresa, tal y como recoge Oracle en su artículo.
Su ciclo de vida va desde el origen de las compras hasta la forma de pago, proporcionando documentos de respaldo para ayudar con el procesamiento de las facturas de pago de los proveedores.
Madurez en la gestión de adquisiciones
Cuando se trata de compras, los negocios buscan una forma sencilla y directa de conectarse con los proveedores, obtener lo que necesitan y realizar un pago. Sin embargo, durante años, la gestión de adquisiciones ha sido un proceso largo y tedioso. Ahora, la automatización, la colaboración y la tecnología están cambiando el panorama.
En un mercado cada vez más complejo, las empresas necesitan herramientas ágiles que les ayuden a facilitar la experiencia en los procesos de adquisición. Por este motivo, organizaciones de compras estratégicas como la consultoría digital o los servicios de movilidad están adoptando cada vez más conjuntos de software integrados que combinan soluciones de gestión para lograr procesos eficientes.
Soluciones estratégicas de gestión de proveedores
Como norma general, las soluciones de gestión de adquisiciones estandarizan, agilizan y automatizan los procesos típicamente manuales basados en papel y reducen la cantidad de horas necesarias para completarlos.
Pero además de agilizar todo el proceso administrativo de reservas o pagos, éstas deben mostrarse en una interfaz fácil de usar y mejorar todo el proceso íntegramente; desde la fuente hasta la liquidación, para lograr una ventaja competitiva.
Echemos un vistazo a algunas de estas soluciones:
Herramientas de gestión de gastos
Para facilitar el ahorro de costos, las nuevas herramientas de gestión de gastos ofrecen programas personalizados, ubicados en la plataforma y accesibles, para poder establecer fácilmente asignaciones y límites de presupuesto en función del tiempo, la ubicación, el departamento o incluso el proyecto.
Para ello, estos sistemas utilizan políticas, reglas y controles de administración de gastos configurables que consisten en flujos de trabajo y aprobaciones gerenciales para garantizar que las compras cumplen con los requisitos y mejoran el ahorro de costos.
Con este tipo de herramientas, al ser la empresa la que establece sus propias reglas, tiene la capacidad de imponer restricciones de uso para limitar el gasto de forma que éste esté siempre bajo control.
Seguimiento e informes inteligentes
La base de cualquier relación proveedor-empresa es ofrecer transparencia total en todos los aspectos. Con los informes inteligentes, las empresas pueden hacer un seguimiento de su consumo mediante analíticas y datos en tiempo real, para exportarlos y analizarlos en diferentes formatos.
A través de sistemas de seguimiento completos e historiales de auditoría, los administradores de la plataforma, además de analizar informes, pueden buscar y ubicar rápidamente cualquier pieza de información que necesiten. Por ejemplo, para gestionar el historial o las facturas de cualquier servicio.
Integración de sistemas de gestión
Compartir información es clave en cualquier empresa, independientemente de su naturaleza o tamaño. Las plataformas de software para la gestión de adquisiciones ya no tienen opción: deben estar abiertas al mundo exterior.
¿Y qué significa esto? Pues que las soluciones de integración de sistemas de gestión ya no son una opción. Como empresa, la solución brinda la posibilidad a las empresas de sincronizar sus propios sistemas con la API del proveedor para digitalizar los procesos de gestión de los distintos departamentos (desde RRHH hasta finanzas).
Por ejemplo, con la integración de un proveedor de gastos, la empresa se aseguraría de que los recibos se reenviaran automáticamente y estuviesen listos para los informes actualizados.
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