Quien ha emprendido lo sabe, ha pasado por esos primeros momentos en que las tareas de CEO se mezclan con las de CFO, las de director de marketing con las de responsable de comunicación, la facturación se lleva también desde recursos humanos y las redes sociales se reparten un poco entre todos.
Un batiburrillo de funciones propio de los inicios, con el que ir lidiando según se va arrancando, pero que, a largo plazo, especialmente cuando llegan nuevas incorporaciones a la empresa, no resulta sostenible.
Saber qué cargos y puestos dan forma al organigrama de una pyme; qué roles asume cada persona del equipo y qué dinámicas de comunicación se van a construir entre todos los empleados es determinante para tener claros cuáles son los flujos de trabajo, lograr que se desarrollen de manera eficiente, dar respuesta a nuestros clientes y cumplir con nuestros objetivos.
Trasladado a jerga empresarial, estaríamos hablando de definir el tipo de liderazgo que se desarrollará en nuestra pyme, las normas de organización, cómo se relacionará entre sí nuestra plantilla y que todo esto esté alineado con los valores que atribuimos a nuestra empresa. Un cóctel de factores que sumados dan lugar a la cultura organizacional.
La cultura organizacional podría explicarse como indican en este artículo del blog del Banco Santander: el “conjunto de creencias, valores, normas y reglas que definen el comportamiento de una organización”. Es decir, la hoja de ruta que cada empleado podría consultar cuando tuviera dudas en el desempeño de sus funciones. Y sí, las pymes también tienen que enfrentarse a su definición.
Como hemos dicho, no suele ser algo prioritario en el momento en que un emprendedor echa a andar, pero conviene tenerlo en mente para abordarlo cuando se ha logrado una cierta estabilidad. Y es que, probablemente muchos de los problemas internos a los que te estés enfrentando en el día a día tengan que ver con esta falta de concreción. Definir la cultura organizacional, puede ayudar a desbloquear situaciones y a poner en marcha dinámicas que favorezcan nuestro negocio.
Elementos a trabajar para definir nuestra cultura organizacional
Para estructurar una cultura organizacional que defina la identidad de nuestra empresa hay que establecer, previamente, los siguientes aspectos:
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Determinar cuáles son los valores de la empresa. Esto nos permitirá establecer cómo es nuestra compañía, qué visión tiene, la razón de ser de su existencia, los objetivos que se ha marcado y el código ético que rige sus actuaciones, tanto internamente como de cara al exterior.
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Dibujar una estructura de poder clara en la que se identifiquen los roles de liderazgo, los cargos intermedios y el resto de puestos, mostrando a quien reportan y de quien dependen cada uno de ellos. Para ello, conviene trabajar en un organigrama empresarial que, de un solo vistazo, permita entender en qué lugar se encuentra cada miembro de la plantilla. Resultan especialmente útiles e intuitivos para los trabajadores recién llegados y, si se mantienen actualizados, también como herramienta de consulta cuando se producen cambios en la empresa.Resolver este punto resulta clarificador y tranquilizador, ya que, como se refleja en este artículo publicado por la compañía Indeed, “el trabajo se divide de tal modo que todos los empleados saben qué se espera de ellos”.
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Tipo de liderazgo. Este punto está muy vinculado con el anterior, donde se determina quiénes liderarán la compañía. Tras esto, queda por establecer cómo lo harán. Desde el liderazgo laissez faire hasta el autocrático, pasando por el democrático o el transaccional, existen diferentes maneras de ponerse al frente de un equipo o de una empresa. Aquel por el que se opte estará relacionado, entre otros, con los valores de la pyme, el lugar que ocupa en el mercado, sus objetivos o por la estructura de poder implementada.
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Flujos de comunicación. Se refiere a cómo se comunican las instrucciones dentro de la organización. Esta distribución de la información puede ser vertical (de arriba abajo o viceversa), horizontal (entre iguales), diagonal (contactos entre personas de diferentes niveles y distintos departamentos) y externa (con clientes y proveedores). Además de favorecer un buen clima en la compañía, que la comunicación sea fluida resulta determinante para que la empresa cumpla con los objetivos que se ha marcado.
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Normas de organización. Este aspecto afecta a los empleados, pero también a la propia empresa. En él se establecen cuestiones relacionadas, por ejemplo, con la retribución del trabajo (sueldo, incentivos si se alcanzan objetivos, tramos de aumento salarial en función del cargo al que se ascienda…), códigos de conducta, procedimientos internos a respetar, responsabilidad medioambiental, ética en los negocios que se emprendan… El marco que rige el comportamiento de trabajadores y pyme.
Estos cinco puntos bien podrían resumirse en esta afirmación recogida en un artículo publicado por Acciona: “la cultura organizacional expresa metas a través de valores y creencias, y guía la actividad a través de supuestos compartidos y normas grupales”.
Cómo desarrollar la cultura organizacional
a. Analiza en qué punto se encuentra tu empresa. Es posible que, de manera natural, hayas desarrollado alguno de los aspectos mencionados anteriormente. Dependiendo del tamaño de tu pyme y de tu volumen de trabajo, este análisis puedes hacerlo por ti mismo, recurriendo a expertos externos o, incluso, optando por softwares ya desarrollados para ello.
b. Si tienes que empezar a sentar bases que sea por los valores. Tener clara la misión de tu empresa, los objetivos a alcanzar y cómo operará para lograrlo servirá de contexto para desarrollar el resto de puntos. Definir la estructura de poder, las normas de la organización y dejar claras cuáles son las dinámicas de comunicación deberían ser, por este orden, tus siguientes prioridades.
c. Con una cultura organizacional definida e implementada, es importante que las personas que forman parte de una empresa compartan y estén comprometidos con sus valores. De ahí, que sea necesario tener en cuenta este aspecto desde el mismo momento de la contratación. Facilitará el proceso y la posterior retención del talento, a lo que también contribuirán cuestiones como ofrecer un salario competitivo, un plan de carrera, incentivos, conciliación laboral y personal, opciones de formación…
d. Reevaluar. Medir si con nuestra cultura organizacional estamos cumpliendo con los objetivos marcados, si los flujos internos de trabajo y de comunicación funcionan de manera operativa y eficiente, si los empleados están a gusto y motivados en la compañía, si atraemos talento, pero, sobre todo, si lo retenemos… Y con los resultados obtenidos, recalcular si fuera necesario.
Todo esto con la mente siempre despierta y con energía para afrontar modificaciones constantes. Y es que, llegados a este punto, conviene señalar que las conclusiones a las que se llegue en algunos de estos aspectos no serán inamovibles; que los esquemas a aplicar en nuestra empresa serán múltiples y combinables en ocasiones entre sí, por lo que habrá que escoger el que mejor se adapte a nuestra pyme; que deberemos abrazar el ‘ensayo y error’ con naturalidad; y que será necesario ir revisando todo esto a medida que nuestro negocio evolucione o que se produzcan cambios en nuestro entorno que requieran de nuestra adaptación a ellos.
En Cabify para empresas somos conscientes del esfuerzo que supone ir dando forma a la estructura y cultura de una pyme. Por ello, ayudamos a las compañías con las que trabajamos a gestionar los desplazamientos de sus empleados y clientes de forma sencilla y segura. Además, Cabify es 100% neutro en carbono desde el año 2018 y hacemos que las empresas se muevan de manera más sostenible.
